El cierre de mes de su clínica, en un panel

Lo que se repite en las clínicas

La atención y la venta quedan en el sistema clínico, las horas en la agenda, los cobros con tarjeta en el portal de la red de tarjetas, los pagos en línea en la pasarela y el detalle tributario en el SII. Cada uno funciona bien por separado, pero ninguno muestra la clínica completa, y el cierre del mes termina siendo alguien que descarga, cruza y cuadra archivos durante días.

El sistema clínico ya trae reportes, y para la operación diaria conviene usarlos primero. Lo que queda fuera son las preguntas que cruzan fuentes, y de eso trata la nota sobre cuándo una clínica necesita algo más que los reportes de VetPraxis.

Para empezar: el Primer panel de su clínica

No necesita comprometer un proyecto para ver cómo trabajamos. Tome la exportación de ventas que ya saca de su sistema clínico, o la planilla con que hoy arma el mes, y en dos semanas la tendrá convertida en un panel con hasta cinco indicadores. Estos son los que más se piden.

• Venta por sucursal y su evolución mes a mes.
• Venta por línea de servicio: consultas, cirugías, vacunas, farmacia.
• Atenciones y venta por profesional.
• Ticket promedio por atención.
• Pacientes atendidos en el período.

Incluye una ronda de ajustes y 30 días de uso para hasta cinco personas, por UF 10 + IVA. Si decide seguir, ese valor se descuenta completo de la implementación; si no, le entregamos el panel en PDF y no queda ningún compromiso. Si su información no está en condiciones, se lo decimos antes de cobrar.

Después: conciliación, margen y tutores

El Primer panel trabaja con una sola fuente. Las preguntas que más pesan en una clínica con varias sucursales necesitan juntar varias, y esa es la etapa siguiente:

• ¿Lo cobrado con tarjeta llegó completo a la cuenta?
• ¿Lo emitido calza con lo que ve el SII?
• ¿Cuál es el margen por sucursal o por línea de servicio?
• ¿Qué tutores dejaron de volver?

Para responderlas conectamos las fuentes a una base de datos que pertenece a la clínica, fijamos por escrito qué pago corresponde a qué venta y qué cuenta como tutor activo, y dejamos la conciliación corriendo sola cada día. Es el trabajo de integración de datos que queda debajo de los paneles de gestión.

Cómo se ve en una clínica real

Los datos de los tutores se quedan donde corresponde

La ficha guarda nombre, RUT, teléfono y dirección de cada tutor, y son datos personales. Un panel de gestión casi nunca los necesita: necesita contar, sumar y comparar. Por eso quedan fuera de todo lo que no los requiera, y el trabajo se hace bajo un contrato de encargo, como lo exigirá la ley 21.719, que tratamos en la nota sobre lo que debe hacer una pyme.

Si su clínica tiene una sola sede y los reportes del sistema le responden lo que necesita, se lo diremos: en ese caso no hay proyecto que justificar.