VetPraxis ya trae reportes: cuándo su clínica necesita algo más

Lo que VetPraxis ya resuelve, y conviene usar primero

Según la descripción de funcionalidades que publica VetPraxis, el sistema incluye estadísticas y ranking de ventas por producto, servicio y colaborador, y reportes que se filtran por fecha, área, profesional o servicio. Para la operación diaria de una clínica eso es lo que corresponde mirar: cuánto se vendió esta semana, qué servicio se mueve más, cómo le va a cada profesional. Y está en el mismo lugar donde se registra la atención.

Antes de pensar en cualquier proyecto hay una prueba sencilla. Anote las cinco preguntas que la gerencia hace todos los meses y busque cuáles se contestan con un reporte que ya existe. Muchas veces son la mayoría.

Las que quedan fuera son las que interesan acá.

Dónde termina lo que puede ver un sistema clínico

Un sistema de gestión veterinaria ve lo que se registra en él. Es su diseño, no una falencia: la atención, la venta, el pago que se ingresa en caja, la boleta que se emite. Lo que pasa después ocurre en sistemas de terceros. La red de tarjetas abona según las condiciones de su contrato, con las comisiones descontadas. El pago en línea entra por una pasarela. El SII arma su propio registro de compras y ventas con los documentos emitidos y recibidos, y los gastos y remuneraciones viven en la contabilidad.

Ninguna de esas fuentes le pertenece al sistema clínico, y ningún sistema clínico está pensado para cuadrarlas entre sí. De ahí salen las preguntas que un reporte suelto no contesta.

Cuatro preguntas de gerencia que un reporte suelto no contesta

• ¿Lo cobrado llegó completo a la cuenta? Comparar lo que se registró como pago con tarjeta contra lo que la red efectivamente abonó exige tener los dos lados, y los dos lados están en sistemas distintos.
• ¿Lo emitido calza con lo que ve el SII? El registro de compras y ventas es la versión que el SII tiene de su clínica. Cruzarlo con la venta registrada muestra las diferencias mientras todavía son fáciles de explicar.
• ¿Cuál es el margen por sucursal o por línea de servicio? La venta está en el sistema clínico y los costos en la contabilidad.
• ¿Qué tutores dejaron de volver? La respuesta depende de una definición propia de la clínica (cada cuánto debería volver un paciente, qué cuenta como visita) y solo sirve si se calcula igual todos los meses, con años de historia detrás, para poder comparar.

Qué se construye: los datos primero, el panel después

Un proyecto de este tipo empieza por traer cada fuente a una base de datos que pertenece a la clínica, no al proveedor de ningún sistema. La información de VetPraxis, la de los medios de pago, la del SII y la contable llegan cada una por su propio proceso, que se actualiza solo y avisa cuando algo falla.

Sobre esa base se fijan los cruces por escrito: qué pago corresponde a qué venta, qué documento a qué atención, qué se considera un tutor activo. Recién entonces se construyen los paneles de gestión, y la conciliación que antes alguien hacía a mano pasa a correr sola cada día. Por qué conviene ese orden, y no el inverso, lo explicamos en la nota sobre sistemas que no se hablan entre sí.

De dónde salen los datos de VetPraxis

La información se obtiene con el acceso que corresponda a la clínica según sus condiciones con VetPraxis. Qué se puede traer, con qué detalle y cada cuánto depende de eso, así que es lo primero que se revisa en el diagnóstico y queda por escrito antes de comprometer un alcance. Si alguna pregunta no se puede responder con los datos disponibles, se dice en ese momento y no a mitad del proyecto.

Los datos de los tutores son datos personales

La ficha de una clínica guarda nombre, RUT, teléfono, correo y dirección de cada tutor. Son datos personales. Cuando entre en vigencia la ley 21.719, quien los procese por encargo de la clínica tendrá que hacerlo bajo un contrato que fije el objeto, la finalidad, el tipo de datos y las obligaciones de cada parte (artículo 15 bis de la ley 19.628, en la versión que fija la ley 21.719). La clínica sigue siendo la responsable frente a sus clientes, y quien arma el panel es un encargado que responde por la seguridad de lo que recibe.

Un panel de gestión casi nunca necesita el nombre de nadie: necesita contar, sumar y comparar. Conviene exigir que los datos personales queden fuera de todo lo que no los requiera. Qué más cambia con la ley lo tratamos en la nota sobre lo que debe hacer una pyme.

Cuándo no hace falta nada de esto

Si la clínica tiene una sola sede, cobra casi todo por un mismo medio y las preguntas de la gerencia se responden con los reportes de VetPraxis, un proyecto de datos no se justifica. Lo razonable es sacarle más partido al sistema que ya paga, apoyándose en su propio proveedor.

La cuenta cambia cuando la clínica crece. Llegan más sucursales, varios medios de pago, un contador externo que pide cuadraturas, una gerencia que necesita el margen y no solo la venta. Si cuadrar el mes toma días y el resultado depende de quién lo arme, seguir haciéndolo a mano ya cuesta más que resolverlo una vez, y ese costo lo detallamos en la nota sobre automatizar el cierre de mes.